Informationen
Service & Support
DATAPOOL GmbH
Dokumentklassifizierung und Datenextraktion
E-Mail-Ein- und -Ausgänge
Rechnungseingang
Posteingang
Individuell und auf die betrieblichen Gegebenheiten zugeschnitten schaffen wir Lösungen, die
bereits beim Dokumenteneingang im Unternehmen beginnen, über die Verteilung und Bearbeitung
der Dokumente, der Aktivierung von Parallel dazu abgeleiteten Dokumentflüsse bis hin zur
automatisierten Rechnungsdatenerfassung gehen, eingeschlossen natürlich die Steuerung und
Verwaltung selbst generierter ausgehender und interner Dokumente.
Dokumentlaufzeiten verkürzen
von der Erfassung bis zur Endablage
Den Post- oder z.B. den Rechnungseingang verteilen ohne den Brief oder die Rechnung
durch das Haus tragen zu müssen, auf kürzestem Wege elektronisch zugestellt,
passgenau und ohne Zeitverzug beim betreffenden Mitarbeiter zur Bearbeitung
bereitgestellt, möglich macht das elektronisches Dokumentenmanagement.
Dokumente lenken
ohne Zeitverzug und ohne Papierwege
Nur wenn die gesuchten Informationen schnell gefunden werden, ist die Akzeptanz bei den
Mitarbeitern gesichert. Wir machen es dem Anwender einfach und bequem: Suchbegriffe lassen
sich als Ganzes, als Teil und in Kombination eingeben oder in Auswahllisten selektieren.
Kategorie- und Volltextsuche können kombiniert werden. In jedem Fall steht das Suchergebnis in
wenigen Sekunden als beliebig sortierbare Liste zur Verfügung. Ein Klick auf einen Listeneintrag
bringt das Dokument im Viewer oder der dem Dokument zugewiesenen Applikation zur Anzeige.
Weiterschalten auf das nächste Dokument, audrucken, versenden, speichern unter sind
unmittelbar, allerdings benutzerrechteabhängig, direkt aus dem Viewer und der Ergebnisliste
möglich. Ebenso können mehrere Suchanfragen ausgelöst und in der jeweils eigenen
Ergebnisliste dargestellt werden. Das Anzeigen und Vergleichen unterschiedlicher Dokumente ist
einfacher, schneller und platzsparender nicht möglich.
Der leistungsfähige Volltextindex liest auch Begriffe aus gescannten Dokumenten und den meisten
gängigen Dateiformaten. Die Volltextsuche ermöglicht wahlweise eine genaue Suche (Buchstaben
genau), die Standardsuche (voreingestellt als Suche mit geringem Buchstaben-Fehleranteil) und
die unscharfe Suche (garantiert das Finden selbst bei gramatikalischer Fehlschreibung in der
Suchanfrage und im Text des archivierten Dokuments).
Nicht-Finden war gestern!
Verabschieden Sie sich von der Suche nach dem
Speicherort oder der Bezeichnung des von ihnen
benötigten Dokuments. Finden Sie ohne zu suchen auf
Basis der Eingabe beschreibender Textinhalte zum
Dokument, wie z.B. Firma, Dokumenttyp,
Dokumentnummer, Vertragsnummer, Artikelbezeichnung,
Zahlbetrag etc., einzeln oder in Kombination.
Dokumente finden und anzeigen
auf Knopfdruck sekundenschnell
Zu verwaltende Dokumente fließen automatisch ein in den Server basierten Dokumentenpool der
Dokumentenverwaltungssoftware, ohne Zutun des Benutzers, ohne, dass der Benutzer den
Speicherort kennt, zugriffsrechtegeschützt und rechtskonform sicher verwahrt.
Dokumente sicher verwahren
mit intelligenter Verwaltungssoftware
Digital vorliegende Dokumente
Gescannte Dokumente und Dateien, wie E-Mails, E-Mail-Dateianhänge, Bilddateien, Office-
Dateien, PDF-Dateien, Fotos, Videos, Tonaufzeichnungen, Dateien aus CAD-Anwendungen etc. ,
ob bereits im System vorhandene oder neu erzeugte Dateien werden per Knopfdruck dem
Dokumentenpool der Dokumentenverwaltungssoftware zugeführt
Barcode Erkennung, sofort beim scannen
Papier - Dokumente
Ob Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, amtliche Schreiben oder ärztliche
Befunde, um nur einige zu nennen, lassen sich heute einfach und effizient per Scanner erfassen
und mit ergänzender Software zur Erfassungs-Lösung kombinieren:
Viele Unternehmen sehr unterschiedlicher Branchen profitieren bereits heute aus der
automatischen Erfassung, Trennung, Klassifizierung und Extrahierung von Informationen aus
ihnen zugestellter Dokumente. Warum nicht auch Sie?
“Wer möchte das nicht!” ...
... schlanke und effiziente Arbeitsabläufe kombinieren mit der Steigerung der
eigenen Wettbewerbsfähigkeit.
Dokumente erfassen
Effizient und einfach
Ansprechpartner
Durch eine individuelle Beratung zugeschnitten auf Ihre Anforderungen ...
Wir unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung
PDF - Dokument
PDF - Dokument
Die elektronische Dokumentenverwaltung übertrifft in ihrer Effizienz bei weitem die
herkömmliche Dokumentenablage. Sie ist weitaus effektiver als die simple Nutzung
von Ordnerverzeichnissen oder die Verwendung von Office-Software ...
Warum kompliziert, wenn es einfach geht?
Jedes Unternehmen verarbeitet und erfasst seine Dokumente auf verschiedenste
Weise. Automatisierte Verarbeitung ohne Benutzereingriffe können heute zeitgleich
mit Entscheidungs-prozessen kombiniert und gesteuert werden. Das zeichnet
moderne Dokumentenerfassungs - und Dokumentenverwaltungs-systeme aus. ...
Unterschiedliche Anforderungen erfüllen
Dokumente verwalten
per Dokumentenverwaltungs-/Dokumentenmanagementsystem